菜鸟学用Access 轻松打造花店订单系统

任务名称:打造花店订单系统

　　任务描述:小特的MM开了一家花店，生意特别火，招了三个小工还有点忙不过来。每天都有不少人通过电话或直接到花店订购鲜花，大多数客户还希望能在指定时间将所购鲜花送到指定地点。

小特便用Access帮MM定制了一个花店订单系统:通过这个系统，可以记下每一位客户的姓名、电话、地址以及所要的鲜花品种、送花方式及时间、地点等；这个系统能根据客户订购鲜花的品种及数量自动计算出费用，如果需要送花服务还会加上运费，并记录下付款方式；它可以从不同角度对资料分类，比如能分别以购花者、雇员、鲜花品种等角度显示某段时间内花店的销售状况；还可以帮你快速查询出花店内各种鲜花的库存，看看哪些鲜花快要缺货了好马上去订货等。

　　任务扩展:本文的第二部分，将着重讲解如何修改由模板创建的数据库以适应各人不同的需要，有兴趣的读者可以试着改造本系统，使其能应用于公司销售、快餐店、书店、超市、商场、小卖部等多种场合。

　　一、十分钟创建花店订单系统

　　Access中带有大量的模板，涉及到我们工作、生活的多个方面，借助于这些模板，我们就能快速地建立起自己所需要的应用，非常方便。

　　第一步:启动Access XP(或其他版本)，执行“文件→新建”命令在右侧打开“新建文件”窗格。本例我们将借用Access自带的模板文件快速建立数据库，所以在“新建文件”窗格中单击“通用模板”打开模板对话框，单击其上的“数据库”标签。Access中提供了多种实用的模板，这里双击“订单入口”项，在打开的对话框中输入新建数据库的文件名(本例中为“花店订单.mdb”)，单击“创建”按钮后将启动数据库向导窗口，连续单击“下一步”按钮(每一步向导中都可以根据提示进行一些个性化设置，如:增、减表格项目，选择窗体界面风格等)，最后单击“完成”，系统便开始自动创建数据库了。

图1

　　第二步:数据库创建好后第一次打开，会提示输入自己公司的一些情况，单击“确定”，再在如图1所示的对话框中输入自己公司的基本信息，单击右上角的“X”按钮关闭它即可启动该数据库的入口界面了。

　　小提示

　　如果在模板向导的最后一步，取消了对“是的，启动该数据库”项的选择，则该数据库创建好之后不会自动启动。这时可在“花店订单:数据库”窗口上，单击“对象”下的“窗体”，再在右侧双击“切换面板”窗体，同样可以启动本数据库

　　图2

　　第三步:自动生成的花店订单入口界面(即“主切换面板”)非常漂亮。单击其上第二个按钮“输入/查看 其他信息”进入次级界面，首先单击“输入/查看 雇员”按钮打开雇员记录窗口，可如图2所示输入雇员的基本资料，如:姓名、头衔、电话等(按需填写，不用每一项都填)。因为花店有小李、小王、小张三位员工，所以输入完小李的资料后，可单击窗口下方“记录”浏览控制中的右方向箭头按钮，继续输入下一位雇员的资料。输入完毕，单击雇员窗口右上角的“X”按钮关闭它，资料会自动保存到相应数据表中。

　　第四步:公司信息在开始打开数据库时就已经设置了，这里直接跳过。接下来单击“输入/查看 产品”打开产品记录窗口，同第三步中的方法，输入各种鲜花产品的名称及单价，如“爱的玫瑰”、“春天的心情”、“满天星辰”、“卿卿吾爱”等。接下来以同样方法输入付款方式(支票、现金)、送货方式(三环以内、三环至五环之间、五环之外、外省市)等记录。最后单击“返回主切换面板”按钮返回。

　　第五步:在主切换面板中单击“输入/查看 按客户分类的订单”按钮，打开“按客户分类的订单”窗口，这里可以输入每一位订购鲜花的客户资料(姓名、地址、电话等)。输入基本资料后，单击窗口下方“订单”按钮打开订单窗口，这里可以记录客户具体订购情况:单击“雇员”右侧下拉按钮，你会发现下拉列表中的名单正是之前设置的雇员名单，这个订单由谁负责就点选谁；点选“产品”下面的单元格，会显示出下拉按钮，其下拉列表正是之前设置的各种鲜花产品名称，根据客户订购情况点选即可，单价会自动显示出来，在数量单元格中输入订购的数量，则各种金额便自动计算出来了；在订单窗口下方可以记录订购日期、送货日期、送货方式等，输入附加的“运费”后，该费用会自动加到总金额中；单击“送货选项”则可以记录鲜花递送的接收人姓名、地址、电话等细节(见图3)。

图3

　　通过“记录”浏览控制按钮可以增加更多客户的资料并在多个客户之间浏览查找。

在“按客户分类的订单”窗口中，单击下方的“付款”按钮，可记录客户付款的方式(现金、支票或是信用卡)、金额及付款日期等。

　　第六步:在主切换面板上单击“预览报表”按钮，即可按客户分类的营业额、按雇员分类的营业额、按产品分类的营业额等多种方式查看销售业绩了，一目了然。

　　二、改造模板，为我所用

　　上面是通过大众化的模板建立起的数据库，还需要作一些改动才适合花店经营的一些具体情况，比如在上面的例子中，至少应该添加一个库存量报表预览功能，这样才能知道哪些鲜花产品需要及时订购，哪些鲜花还有很多积货需要进行打折优惠处理